Как выбрать лофт под мероприятие: 9 вопросов, которые лучше задать до предоплаты

Спросите не только общую вместимость, но и сколько гостей будет удобно разместить именно в вашем сценарии. Для фуршета, танцев и командной игры нужно свободное место. Если поставить столы на всех гостей, зал может оказаться слишком тесным для активностей. А «до 60 человек» иногда означает, что люди смогут только сидеть очень плотно и стараться не задевать соседей локтем.

Уточните

• сколько человек помещается за столами
• сколько гостей можно разместить на фуршете
• останется ли место для танцев, игры и фотозоны
• хватит ли стульев и столов
• есть ли отдельная зона для верхней одежды и отдыха

Если планируете командное шоу, скажите об этом заранее. Ведущему и командам понадобятся место для экрана, реквизита и свободного перемещения.

Два похожих лофта могут заметно отличаться по цене из-за того, что входит в аренду. В одном уже будут мебель, посуда, техника и уборка, а в другом за каждый из этих пунктов попросят доплату.

Попросите полный список того, что входит в указанную сумму

• столы и стулья
• посуда
• колонки и микрофоны
• проектор или экран
• чай, кофе и вода
• холодильник и лёд
• работа администратора

Все договорённости лучше зафиксировать в переписке или договоре. Память у людей хорошая, но переписка обычно лучше.

Площадка должна подходить не только по площади, но и по планировке. Если вы хотите провести игру, фуршет, караоке и дискотеку, заранее решите, где будет проходить каждая часть программы.

Спросите, можно ли разделить пространство на зоны

• для игровой или конкурсной программы
• для фуршета
• для танцев
• для фотографий
• для спокойного общения

Например, для корпоратива можно поставить столы вдоль стены, освободить центр под командное шоу, а рядом организовать фуршет. Для выпускного — выделить места для игры, караоке и отдыха. Чем больше задач у одного зала, тем важнее его планировка.

Не стоит рассчитывать, что любой лофт автоматически готов к шоу, презентации или дискотеке. Заранее проверьте, какое оборудование есть в зале и входит ли оно в аренду.

Проверьте наличие

• акустической системы
• беспроводных микрофонов
• экрана и проектора
• света для сцены или танцев
• достаточного количества розеток
• кабелей и переходников
• устойчивого интернета, если он нужен для программы

Если вы приглашаете ведущего, диджея или команду интерактивного шоу (например, нас), передайте площадке технические требования. Так станет понятно, какое оборудование уже есть на месте, а что организаторам нужно привезти с собой.

Для многих мероприятий это один из главных вопросов. Одни лофты разрешают принести всё с собой, другие работают только с определённым кейтерингом или берут плату за каждую бутылку.

Уточните

• можно ли принести свою еду
• есть ли пробковый сбор
• можно ли заказать кейтеринг у сторонней компании
• где хранить продукты до начала праздника
• есть ли холодильник, лёд, чайник и посуда
• кто убирает столы после фуршета

Если мероприятие длится несколько часов, продумайте не только основное меню, но и воду, чай, кофе и лёгкие перекусы. Гости обычно вспоминают о воде ровно тогда, когда ближайший магазин уже далеко.

Праздник начинается не в тот момент, когда приходят гости. До этого нужно занести еду, расставить мебель, установить декор, подключить технику и встретить подрядчиков. После мероприятия понадобится время на уборку и вывоз вещей.

Спросите площадку

• во сколько можно приехать для подготовки
• когда гости должны освободить зал
• входит ли уборка в оплаченный период
• сколько стоит дополнительный час
• можно ли оставить вещи или декор заранее

Если перед праздником будут шоу, фотограф, кейтеринг или сложное оформление, заложите время на их работу. Иначе оплаченные часы уйдут на подготовку, а не на сам праздник.

Ограничения лучше узнать до предоплаты, а не в день праздника. В некоторых лофтах нельзя громко включать музыку после определённого времени, использовать свечи, конфетти, дым или крепить декор к стенам.

Спросите

• до какого времени можно включать музыку
• можно ли использовать свою аппаратуру
• разрешены ли свечи, хлопушки и конфетти
• можно ли украшать стены и мебель
• разрешены ли свои ведущие, фотографы и кейтеринг
• есть ли правила по алкоголю
• что будет, если что-то испортится

Если планируете детский праздник, выпускной или активную игру, сообщите об этом заранее. Площадка сразу скажет, какие элементы программы разрешены, а какие лучше заменить.

Даже при хорошей подготовке во время праздника могут возникнуть бытовые задачи: переставить столы, подключить проектор или разобраться со светом. Поэтому заранее выясните, кто будет отвечать за площадку в день мероприятия.

Уточните, будет ли на площадке

• администратор
• технический специалист
• сотрудник, который поможет с мебелью и оборудованием
• официанты или команда кейтеринга
• человек, который примет зал после праздника

Если лофт сдаёт только помещение, все остальные задачи останутся на организаторе. Это не обязательно проблема, но важно заранее понимать объём работы и распределить её между ответственными.

Выпускные, свадьбы и корпоративы часто бронируют за несколько месяцев. За это время может измениться дата, количество гостей или сама программа.

Проверьте условия

• можно ли перенести дату
• за какой срок можно отменить бронь
• возвращается ли предоплата
• можно ли заменить формат или уменьшить количество гостей
• как оплачивается продление аренды
• что произойдёт при технической проблеме на площадке

Попросите прислать условия письменно и сохраните переписку до окончания мероприятия. Устные договорённости легко забываются, особенно когда у организатора параллельно меню, гости, подрядчики и программа.

Лофт «Два Дивана Холл» на Кропоткина — это пространство площадью 150 м² для компаний от 10 до 60 человек. Зал можно разделить на зоны для игры, фуршета, фотографий и отдыха, поэтому не приходится выбирать между активной программой и нормальным столом.

В аренду входят

• профессиональный звук
• интерактивный свет
• три экрана
• беспроводные микрофоны
• мебель и посуда
• чай, кофе и вода
• холодильник и лёд
• работа администратора
• уборка

Свою еду и напитки можно принести без пробкового сбора.